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FAQ

Compliance

Contatto per la compliance


Robert Bosch S.p.A. Società Unipersonale
c.a.: Compliance Officer
Via M. A. Colonna, 35 e Via Petitti, 15
20149 Milano
Italia

Che cosa significa "compliance"?

Compliance significa osservare le leggi e le regole dell'azienda. In altri termini, tutte le attività professionali del Gruppo Bosch e dei suoi collaboratori devono essere conformi a tutti i requisiti legali, al Codice di condotta aziendale (vedere allegato) e a tutte le linee guida e direttive centrali pertinenti ("requisito di compliance").

Il tema della compliance riguarda tutti i collaboratori in quanto le violazioni hanno effetto, direttamente o indirettamente, su tutti: da un lato, le infrazioni della legge possono avere conseguenze giudiziarie secondo la gravità del caso, dall'altro le violazioni dei principi di compliance possono nuocere all'azienda sia in termini materiali sia in termini di danno all'immagine pubblica del Gruppo Bosch. Il risultato è una riduzione dell'efficienza operativa e quindi dei profitti dell'azienda. La compliance riguarda anche i rapporti di lavoro tra Bosch e terze parti: Bosch non deve essere coinvolta in violazioni dei requisiti di compliance da parte di terzi.

La compliance – una novità per Bosch?

Per Bosch, il rispetto della legge e delle norme aziendali non rappresenta una novità. Fin dalla fondazione della "Officina di meccanica di precisione ed elettrotecnica" nel 1886, la correttezza e la legalità della gestione aziendale sono state questioni della massima importanza per Robert Bosch.

Cosa si deve fare in presenza di violazioni dei requisiti di compliance?

Non soltanto i responsabili, ma ogni collaboratore e ogni partner commerciale di Bosch è tenuto a riferire eventuali violazioni dei requisiti di compliance per limitare le conseguenze delle violazioni ed evitare che queste possano ripetersi in futuro. Le segnalazioni possono avvenire in due modi:

1. Segnalazione al proprio responsabile o referente in Bosch

Se possibile, le violazioni di norme di legge o regole interne all'azienda dovrebbero essere riferite al proprio responsabile o referente in Bosch e gestite attraverso i normali canali.

2. Segnalazione diretta al responsabile della compliance (Compliance Officer)

Se, tuttavia, la persona che intende presentare una segnalazione ritiene di non potere agire attraverso i canali normali, può rivolgersi al responsabile della compliance come interlocutore neutrale e indipendente.

3. Bosch Compliance Hotline

Se la persona che intende presentare la segnalazione ritiene che questo possa esporla a conseguenze negative, potrà riferire l'eventuale violazione del requisito di compliance in forma anonima attraverso la Bosch Compliance Hotline. Il fornitore di servizi che gestisce la hotline per la compliance di Bosch invierà tempestivamente tutti i rapporti ricevuti attraverso la Bosch Compliance Hotline al responsabile della compliance o al Compliance Committee.

Chi può segnalare le violazioni del principio di compliance?

  • Tutti i collaboratori, anche a tempo determinato
  • Personale esterno, compresi i collaboratori esterni e i collaboratori di fornitori di servizi esterni
  • Tutti i partner commerciali, compresi fornitori, clienti e partner delle joint venture
  • Qualsiasi terza parte

Quali violazioni dovrebbero essere segnalate?

È particolarmente importante segnalare le circostanze che indichino un possibile reato (p.e. furto, frode o corruzione) o la violazione sistematica delle leggi o dei regolamenti interni dell'azienda, come la non conformità intenzionale e ripetuta agli standard di qualità/sicurezza o ai "Principi di Corporate Social Responsability".

Un sospetto ma non una prova – sufficiente per una segnalazione?

Chiunque intenda inviare una segnalazione, deve prima valutare attentamente due aspetti:

Vi sono seri indizi di un comportamento scorretto?

Questi indizi giustificano un'indagine nei confronti di un dipendente o di un partner commerciale di Bosch laddove questi potrebbe comportarsi in modo del tutto legittimo?

È compito del responsabile della compliance condurre indagini, raccogliere prove da presentare in giudizio e istituire qualsiasi procedimento necessario. Il responsabile della compliance è coadiuvato da esperti dei diversi settori, in possesso delle competenze e dei poteri necessari.

Le persone che segnalano violazioni devono temere delle conseguenze?

Le persone che riferiscono potenziali problemi di compliance, in buona fede e per quanto a loro conoscenza, non incorreranno per questo in alcun provvedimento a loro sfavore da parte dell'azienda.

In caso di utilizzo chiaramente scorretto della Bosch Compliance Hotline, cioè se vengono riferite circostanze così palesemente prive di fondamento da non richiedere serie indagini, Bosch si riserva il diritto di intraprendere azioni legali o disciplinari verso l'autore della segnalazione.

Le segnalazioni anonime sono compatibili con i valori di Bosch?

Una segnalazione anonima, da sola, non dà luogo in nessun caso ad azioni contro un dipendente. È sempre necessario che la segnalazione sia accompagnata da elementi di prova. Se si trovano prove a seguito di una segnalazione anonima, il collaboratore oggetto di segnalazione dovrà rispondere della condotta scorretta. Se, tuttavia, non vi sono fatti che avvalorino la segnalazione anonima, questa non avrà alcun seguito e il collaboratore oggetto di segnalazione non subirà alcuna conseguenza. In particolare, il fatto non sarà menzionato nel profilo personale del collaboratore.

Le segnalazioni anonime non sono una novità. L'azienda ne ha ricevute in passato e ha dovuto darvi seguito. È nuovo il fatto che ora i collaboratori e terze parti dispongano di un canale e di un referente (il responsabile della compliance) ben definiti per le segnalazioni. Dalla sua posizione di neutralità, il responsabile della compliance ha il compito di garantire che la situazione si chiarisca rapidamente e con equità.

Cosa accade esattamente in caso di segnalazione?

Il responsabile della compliance deve avviare le indagini sulle circostanze che gli sono state riferite e chiarirle adeguatamente (eventualmente con la collaborazione dei reparti specializzati di Bosch o di esperti esterni). Se necessario, egli dovrà avviare le azioni necessarie. Se il caso è di particolare importanza, per esempio se sono coinvolti membri dell'alta direzione o se vi è il rischio di considerevoli danni per il Gruppo Bosch, di natura finanziaria o di immagine, sarà allertato immediatamente anche il Compliance Committee. Il Compliance Committee – di cui fanno parte i responsabili dell'auditing interno e dei servizi legali aziendali – coordina l'osservanza del requisito di compliance all'interno del Gruppo Bosch a livello globale.

Documentazione e trasparenza

Ogni segnalazione e le misure adottate devono essere documentate dal responsabile della compliance. Salvaguardando i legittimi interessi delle parti coinvolte, l'autore della segnalazione può essere informato dello stato delle indagini. Se le indagini su un caso vengono sospese per insufficienza di prove, la persona accusata ne sarà informata qualora sia stata interpellata nel corso delle indagini o abbia richiesto di essere informata.

Protezione dei dati personali

Qualsiasi segnalazione di violazioni dei requisiti di compliance comporta generalmente la comunicazione di dati personali. L'accettazione e l'elaborazione delle segnalazioni presuppongono pertanto che l'autore della segnalazione confermi di essere stato informato in merito alle leggi sulla protezione dei dati e che dia il consenso all'utilizzo dei propri dati personali nel corso delle indagini sul caso di compliance.